Non, ces documents administratifs qui sont mis à disposition inconditionnellement par une autorité ne tombent en effet pas sous les dispositions de cette loi. Dans tous les autres cas, une demande de réutilisation doit être introduite.

La demande doit être adressée par écrit à l'autorité qui dispose du document administratif demandé. 'Par écrit' signifie par courrier, fax, e-mail ou formulaire Internet.

Le législateur n'a imposé aucune forme spécifique sous laquelle la demande doit être formulée, il a seulement disposé que celle-ci devait être écrite. Les demandes orales et téléphoniques ne sont par conséquent pas possibles. Il est toutefois possible d'introduire une demande sur place ou de compléter un formulaire de demande si celui-ci est disponible. En tout cas, il n'est pas requis que la demande fasse l'objet d'un envoi recommandé.

La demande écrite de réutilisation mentionne:

1. le nom du demandeur;
2. son adresse;
3. sa qualité.

La demande reprend également les mentions suivantes:

1. une description précise du document administratif demandé;
2. une description de la réutilisation poursuivie du document administratif;
3. la forme sous laquelle la communication du document administratif doit avoir lieu;
4. l'objectif poursuivi.

La demande de réutilisation doit être directement adressée à l'autorité qui a le document administratif à sa disposition ou qui l'a fait archiver.

L'autorité transmet au demandeur, dans les cinq jours ouvrables de la demande, un récépissé mentionnant la date de réception de la demande.

Dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la demande, l'autorité publique examine l'exhaustivité et l'exactitude de la demande. Si la demande de réutilisation est incomplète ou formulée de manière trop vague, l'autorité prie le demandeur de compléter celle-ci dans un délai de 20 jours ouvrables. Elle indique les éléments manquants ou les précisions à apporter. Si le demandeur ne fournit pas les éléments requis dans ce délai, l'autorité publique peut mettre fin au traitement de la demande de réutilisation.

Si l'autorité publique a invité le demandeur à compléter sa demande de réutilisation, ce délai de mise à disposition d'un exemplaire de la licence standard prend cours à compter de la réception de la demande complète.

• Si l'obtention du document administratif requiert l'emploi d'une licence et à défaut de règles particulières, l'autorité publique met à la disposition du demandeur un exemplaire de la licence standard dans les cinq jours ouvrables qui suivent la réception de la demande.

  Si l'autorité publique a invité le demandeur à compléter sa demande de réutilisation, ce délai de mise à disposition d'un exemplaire de la licence standard prend cours à compter de la réception de la demande complète.

• Si aucune règle particulière n’est disponible, l'autorité publique traite la demande de réutilisation et met, selon le cas, l'offre de licence et le document administratif à la disposition du demandeur en vue de sa réutilisation, dans les vingt jours ouvrables qui suivent la réception de la demande.
  Si l’autorité publique a invité le demandeur à compléter sa demande de réutilisation, le délai de vingt jours ouvrables prend cours à compter de la réception de la demande complète.

• Pour les demandes qui doivent être préalablement soumises à l’avis ou à l’autorisation d’un comité compétent en matière de données à caractère personnel, le délai de vingt jours ouvrables prend cours à partir de la date à laquelle l’avis est rendu ou l’autorisation accordée. Dans ce cas, l’autorité publique informe le demandeur que l’avis ou l’autorisation a été demandé dans les vingt jours ouvrables qui suivent la réception de la demande complète.
  Pour les demandes importantes ou complexes, le délai de traitement de la demande peut être prolongé de vingt jours ouvrables. Dans ce cas, l’autorité publique informe le demandeur dans les vingt jours ouvrables qui suivent la réception de la demande complète qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour traiter sa demande. Cette communication mentionne le délai et les motifs de la prolongation.

  L’autorité publique peut prendre une décision négative. La décision indique les motifs pour lesquels la demande de réutilisation est rejetée. Si la décision négative est basée sur le fait qu’il s’agit d’un document sur lequel reposent des droits intellectuels de tiers, l’autorité publique fait mention dans sa décision de la personne physique ou morale titulaire des droits de propriété intellectuelle, si elle est connue, ou à défaut, du concédant auprès duquel elle a obtenu le document administratif demandé.
  Tout document par lequel la décision négative est notifiée au demandeur indique les voies de recours, l’instance compétente pour en connaître ainsi que les formes et délais à respecter.

  Si à l’expiration des délais prévus, le demandeur n’a reçu aucune réponse de la part de l’autorité publique, la demande est réputée refusée. Ce refus peut faire l’objet d’un recours administratif.

Si les documents administratifs sont disponibles ou peuvent raisonnablement être mis à disposition sous la forme demandée, l’autorité publique fournit le document administratif sous cette forme.

Si les documents administratifs ne sont pas disponibles sous la forme demandée, l’autorité publique communique dans sa décision au demandeur sous quelle(s) autre(s) forme(s) le document administratif est disponible ou peut raisonnablement être mis à disposition.

Il n’y a pas d’obligation de prélever une redevance.

Lorsqu’une redevance est prélevée pour la reproduction et la diffusion de documents administratifs, cette redevance égale alors les coûts marginaux de reproduction et de distribution.

Ce n’est que dans le cas où la préparation d’un document administratif demande plusieurs opérations supplémentaires que le total des coûts ne peut dépasser le coût de la collecte, de la production, de la reproduction et de la diffusion, tout en permettant un retour sur investissement raisonnable. Il y a en outre lieu de tenir compte de l’autofinancement requis de l’organisme public concerné, pour autant que cela soit d’application.

La production couvre la création et la collecte, et la diffusion peut aussi comprendre une aide aux utilisateurs.

Le plafond tarifaire est délimité par le recouvrement des coûts, majoré d’un rendement satisfaisant de l’investissement, conformément aux principes comptables applicables et à la méthode appropriée de calcul des coûts de l’organisme concerné du secteur public.

Lorsqu’une rétribution est exigée, le demandeur peut, sur simple demande, être informé par l’autorité publique concernée de la base de calcul ainsi que des facteurs pris en compte dans le calcul de la rétribution.